Ponowne zatrudnienie pracownika i akta osobowe
Nie zawsze, jest konieczne wpinanie do nowych akt dokumentów (odpisów dokumentów), które pracodawca zgromadził w poprzednim zatrudnieniu. (np. potwierdzających staż pracy osoby zatrudnionej). A to dlatego, że podmiot zatrudniający jest już w ich posiadaniu. Konieczność taka może zaistnieć w sytuacjach wyjątkowych , albo wtedy, gdy będą o tym stanowiły przepisy.
Stare akta- nowe akta
Do nowych akt osobowych nie muszą również być wpinane oświadczenia lub dokumenty zawierające dane osobowe, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, o których mowa w art. 221 § 1 K.p., chyba że przy ponownym zatrudnianiu przeprowadzono etap rekrutacji. Jednakże zdaniem Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej, kopiowanie dokumentów znajdujących się w części A akt osobowych z pierwszego stosunku pracy i umieszczanie ich za zgodą pracownika w części A nowych akt osobowych jest dobrą praktyką. Decyzja w tym zakresie należy do pracodawcy, który przechowując dokumentację pracowniczą zobowiązany jest kierować się m.in. zasadą integralności i kompletności (por. odpowiedź resortu na pytanie naszego Wydawnictwa z 13 października 2021 r.). Brak obowiązku żądania niektórych dokumentów przy ponownym zatrudnieniu niekiedy wynika z samych przepisów.
Tak jest w przypadku orzeczenia lekarskiego poświadczającego zdolność do wykonywania danej pracy lub pracy w określonych warunkach.
Zdolność do wykonywanej pracy
W celu potwierdzenia zdolności pracownika do podejmowanej przez niego pracy, ma on obowiązek poddać się badaniom lekarskim, które są wykonywane na podstawie skierowania wydanego przez pracodawcę, a których konsekwencją jest wydanie przez lekarza stosownego orzeczenia. Badania wstępne zasadniczo odbywają wszystkie osoby przyjmowane do pracy. Od tej reguły ustawodawca przewidział odstępstwa. Zgodnie z art. 229 § 11 i 12 K.p. i art. 12a ust. 5 pkt 1 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19… (Dz. U. z 2021 r. poz. 2095 z późn. zm.), dalej specustawy badaniom tym nie podlegają:
- przyjmowani ponownie do pracy u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy w ciągu 30 dni (180 dni w trakcie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii) po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy z tym pracodawcą oraz
- przyjmowani do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni (180 dni w trakcie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii). Po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy albo pozostający jednocześnie w stosunku pracy z innym pracodawcą, jeżeli zaistnieją warunki określone w art. 229 § 11 K.p.
Uwaga!
W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego/epidemii wstępnym badaniom lekarskim nie podlegają osoby zatrudniane na stanowisko administracyjno-biurowe. Jeżeli posiadają aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie i pracodawca stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy (art. 12a ust. 5 pkt 2 specustawy).
W myśl art. 229 § 13 K.p., od osób, wobec których wyłączony został obowiązek wykonania badań wstępnych. W sytuacji gdy będą one zatrudnione w warunkach pracy odpowiadających warunkom występującym u poprzedniego lub równolegle zatrudniającego pracodawcy. Nowy pracodawca żąda aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku oraz skierowania na badania będącego podstawą wydania tego orzeczenia. Nie jest to potrzebne w razie ponownego nawiązania stosunku pracy z tą samą osobą (jak ma to miejsce w przypadku Czytelnika). Stosowne dokumenty już znajdują się w jego posiadaniu. W nowych aktach osobowych wystarczy umieścić ich kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem.
Kwestia stażu
Inaczej może być z dokumentami poświadczającymi staż pracownika. A to ze względu na to, iż co do zasady pracodawca nie dysponuje ich oryginałami. A jedynie poświadczonymi za zgodność z oryginałem kopiami. Naszym zdaniem ponownie zatrudniany pracownik nie musi jeszcze raz dostarczać oryginałów dokumentów. Pod warunkiem, że możliwe będzie ich potwierdzenie za zgodność z przedłożonym dokumentem. (§ 5 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, Dz. U. poz. 2369). Sąd Najwyższy w wyroku z 29 kwietnia 2009 r. wyjaśnił, że dokumentem jest oryginał. A kserokopia – jako odwzorowanie oryginału – może być uznana za odpis dokumentu. Odpis dokumentu jest dokumentem wskazującym na istnienie dokumentu oryginalnego. Warunkiem uznania kserokopii za dokument jest umieszczone na niej i zaopatrzone podpisem poświadczenie jej zgodności z oryginałem.
Potrzebujesz pomocy kadrowo-płacowej? Nie nadążasz za zmianami prawnymi?
Wcale się nie dziwimy! Daj sobie pomóc, napisz do nas:
lub zadzwoń: 577-787-663
