Lista obecności jak prawidłowo ją wypełniać?
Prowadzenie list obecności nie jest obowiązkowe, choć w praktyce kadrowej przydatne. Może bowiem służyć sporządzaniu dokumentu zaliczanego w poczet dokumentacji pracowniczej, a mianowicie ewidencji czasu pracy, która w myśl § 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369) powinna zawierać informacje o:
- liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- ilości godzin przepracowanych w porze nocnej,
- liczbie godzin nadliczbowych,
- dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
- liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
- rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
- wymiarze i rodzaju innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.
Lista obecności jest przede wszystkim dokumentem pomocniczym. Jednak aby była użyteczna musi odzwierciedlać rzeczywisty czas pracy pracownika, co w wersji przed wprowadzeniem przez pracodawcę z pytania zmian mogło wzbudzać wątpliwości. O ile bowiem to, czy zatrudniony w danym dniu był obecny wynikało ze złożonego przez niego podpisu (brak podpisu, pomimo znajdujących się na liście godzin pracy mógł świadczyć o jego nieobecności), to najprawdopodobniej nie można było z niej wyczytać np. czasu prywatnego wyjścia, czasu jego odpracowania, czy też pracy w nadgodzinach. Dlatego, naszym zdaniem, obecny wariant listy jest bardziej właściwy, a przede wszystkim bardziej użyteczny.
Kwestia RODO
Zwrócić należy również uwagę, że ze względu na przepisy RODO i fakt, że zazwyczaj do takiej listy mają dostęp inne osoby poza pracownikiem, którego ona dotyczy, nie należy do niej wpisywać informacji o przyczynie nieobecności pracownika w pracy. Nie powinny się zatem w niej znaleźć oznaczenia takie, jak “Ch” świadczące o chorobie albo np. “UW”, które by wskazywały w jakim terminie pracownik korzystał z urlopu wypoczynkowego. Z listy powinno być możliwe jedynie odczytanie:
- godzin przyjścia i wyjścia z pracy,
- dni nieobecności w pracy.
Przechowywanie dokumentów
Listy obecności mogą też służyć celom dowodowym. Składane przez pracownika podpisy są równoznaczne z poświadczeniem znajdujących się w nich danych. Jest to silny dowód w razie ewentualnego sporu pomiędzy stronami stosunku pracy. Z tego też względu, jeżeli pracodawca zdecyduje się na prowadzenie omawianych dokumentów, powinien je przechowywać przez okres 3 lat. Tyle bowiem wynosi przedawnienie roszczeń ze stosunku pracy.
Potrzebujesz gotowej Listy obecności? Polecamy tą z Gofin! Sprawdź tutaj.
Więcej wpisów dotyczących poradników dla Kadrowych znajdziesz tutaj.
Nie ogarniasz? Kadry, akta, ZUS’y, PIT’y, korekty- to nie na Twoje nerwy?
Napisz lub zadzwoń do nas! Mamy już nie jeden wypadek za sobą 😉
lub napisz maila: biuro@mefisto.net.pl
Albo odwiedź nas w biurze: Ul. Kopernika 34, 58-100 Świdnica
Tagi: kodeks karny, prawo pracy, pracownik, pracodawca, firma, przedsiębiorca, lista obecności, obecności, obecność.
