Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy nakłada na służbę BHP obowiązek sporządzania, przynajmniej raz w roku, okresowej analizy stanu BHP w zakładzie pracy. W wielu zakładach pracy analiza taka jest przeprowadzana właśnie raz do roku, zazwyczaj na początku roku kalendarzowego i dotyczy roku poprzedniego, a dokument powstający w jej wyniku przyjęto nazywać roczną analizą stanu BHP.
Zakłada się, że analiza roczna powinna być sporządzona nie później niż do końca stycznia każdego roku, jednak pracodawca – w wewnętrznej instrukcji bądź regulaminie– może ten termin zdefiniować inaczej, jak również może zdecydować o większej częstotliwości sporządzania analiz. Osobą odpowiedzialną za sporządzenie analizy jest pracownik służby BHP, albo inna osoba wykonująca zadania tej służby.
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy nie precyzuje również zakresu informacji, jakie powinny znaleźć się w dokumencie, stwierdza tylko, że okresowa analiza stanu bezpieczeństwa i higieny pracy powinna zawierać propozycje przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy. Wiadomo jednak, że w poprawnie sporządzonej analizie powinno znaleźć się znacznie więcej informacji dotyczących zarówno zakładu pracy, jak i zatrudnionych w nim pracowników. Należy pamiętać, że analiza roczna powinna być dostosowana do specyfiki zakładu pracy, uwzględniać występujące w nim zagrożenia i regulacje wewnętrzne, w związku z czym proponowany poniżej zakres tematyczny może być traktowany wyłącznie jako przykład.
Analizę roczną można podzielić na kilka części. W części pierwszej – wprowadzającej – powinny znaleźć się informacje ogólne o zakładzie pracy, druga część powinna dotyczyć stanu BHP w tym zakładzie, zaś trzecia powinna zawierać plan poprawy aktualnego stanu bezpieczeństwa oraz plan zamierzeń i inwestycji dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy na kolejny rok.
Część pierwsza – informacje ogólne
W tej części dokumentu należy wyczerpująco opisać zakład pracy uwzględniając:
– nazwę i adres przedsiębiorstwa oraz zakres działalności,
– strukturę organizacyjną,
– strukturę zatrudnionych,
– istniejące systemy zarządzania (jakością, bezpieczeństwem, środowiskiem, zintegrowane),
– specyficzne wymagania prawne,
– informację na temat wchodzących w skład zakładu obiektów budowlanych, pomieszczeń pracy i stanowisk pracy, pomieszczeń higieniczno-sanitarnych, maszyn i innych urządzeń technicznych, transportu wewnętrznego i magazynowania,
– liczbę pracowników w podziale na mężczyzn, kobiety, młodocianych, niepełnosprawnych z uwzględnieniem umów cywilno-prawnych i pracowników tymczasowych,
– informację na temat prac prowadzonych na terenie zakładu pracy przez podwykonawców,
W pierwszej, w danym przedsiębiorstwie, analizie rocznej część pierwsza będzie bardzo rozbudowana, w kolejnych analizach wystarczające będzie zapisanie informacji podstawowych (takich jak nazwa, adres, liczba pracowników) można ograniczyć się do informacji o zmianach, np. dotyczące stosowanej technologii, przeprowadzonych remontach, modernizacjach, zmianach w strukturze zatrudnienia, zmianie siedziby itp.), jeżeli takie nastąpiły.
Część druga – stan bezpieczeństwa i higieny pracy
Ta część analizy powinna zawierać informacje dotyczące następujących zagadnień:
– profilaktyczne badania lekarskie (wstępne, okresowe, kontrolne) – z uwzględnieniem liczby osób, które powinny i które zostały przebadane,
– szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (wstępne, okresowe) – z uwzględnieniem liczby osób, które powinny i które zostały przeszkolone,
– narażenie zawodowe na czynniki szkodliwe dla zdrowia i uciążliwe wraz z wynikami pomiarów i datą ich przeprowadzenia oraz liczbą osób narażonych w podziale na mężczyzn, kobiety, kobiety w ciąży, niepełnosprawnych i młodocianych,
– pomiary czynników środowiska pracy – z podziałem na rodzaje czynników i interpretację wyników pomiarów (np. krotności) oraz z wyszczególnieniem pomiarów, które powinny, a nie zostały przeprowadzone,
– wypadki przy pracy oraz traktowane na równi z wypadkami przy pracy pracowników, osób niebędących pracownikami oraz pracowników tymczasowych,
– choroby zawodowe i podejrzenia o takie choroby,
– informacja o analizie ryzyka zawodowego – aktualizacje istniejących dokumentacji i analizy przeprowadzone po raz pierwszy,
– ochrona pracy kobiet, kobiet w ciąży i młodocianych,
– wyposażenie pracowników w środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze oraz środki higieny osobistej,
– posiedzenia komisji BHP,
– liczba i wyniki okresowych przeglądów stanowisk pracy i kontroli stanu BHP,
– kontrole organów nadzoru nad warunkami pracy – rodzaje kontroli, wydane decyzje, informacja o stanie realizacji tych decyzji,
Część trzecia – plan poprawy stanu BHP
W tej części powinny zostać zaproponowane działania techniczne i organizacyjne, które należy wykonać aby usunąć istniejące nieprawidłowości, działania zaplanowane do realizacji na kolejny okres, inne działania mające na celu poprawę istniejącego stanu BHP oraz sprawozdanie z realizacji planów z okresów poprzednich