Przechowywanie oświadczeń pracownika
Polski Ład
Wprowadzenie od stycznia 2022 r. zmian podatkowych określanych mianem Polskiego Ładu wiąże się dla firm z koniecznością archiwizowania wielu nowych oświadczeń składanych przez pracowników, do których możemy zaliczyć np.:
- oświadczenie pracownika o zastosowania zwolnienia przychodów dla emerytów
- wniosek o rezygnacji z ulgi dla klasy średniej,
- oświadczenie o zastosowaniu ulgi na relokację pracownika,
- wniosek o rezygnacji ze stosowania pracowniczych kosztów uzyskania przychodu,
- oświadczenie pracownika o zastosowaniu ulgi dla rodzin 4+,
- wniosek pracownika dla celów obliczania zaliczki według zasad przewidzianych dla pracowników rozliczających się wspólnie z małżonkiem,
Dokumenty wymienione w pkt 1, 2, 3 trzeba ponadto składać w każdym roku podatkowym, co oznacza, że działy kadr i płac będą otrzymywały bardzo dużo nowych oświadczeń podatkowych. Dodatkowo są przecież dokumenty stosowane od dawna jak PIT-2, oświadczenie o identyfikatorze podatkowym (PESEL lub NIP) czy o zastosowaniu podwyższonych kosztów uzyskania przychodu. Razem z nowymi oświadczeniami stanowi to pokaźny zbiór dokumentów. W praktyce z żadnego przepisu prawa podatkowego ani prawa pracy wprost nie wynika, gdzie pracodawcy takie dokumenty powinni przechowywać. W związku z tym są stosowane dwa podejścia.
Ile kadrowych, tyle rozwiązań…
Część kadrowych wpina wszystkie te oświadczenia do akt do części B, stosując się do zasady, że akta to katalog otwarty dokumentów związanych z zatrudnieniem pracownika, a te oświadczenia dotyczą przebiegu zatrudnienia.
Druga szkoła to odrębny segregator z oświadczeniami podatkowymi pracowników i wpinanie do akt osobowych jedynie dokumentów wynikających z przepisów prawa pracy.
Masz wątpliwości, czy Twoja kadrowa prawidłowo prowadzi dokumentację pracowniczą? Rozwiązaniem może być audyt Kadrowy!
Zadzwoń do nas i przekonaj się, że to nic strasznego! 🙂
Jak to w końcu dobrze przechowywać?
Aktualne stanowisko ministra rodziny, pracy i polityki społecznej dotyczące tego zagadnienia pochodzi z 12 lipca 2019 r. Z jego treści wynika, że pomijając oświadczenia i dokumenty wyszczególnione w par. 3 pkt 2 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej, w części B akt osobowych pracownika należy gromadzić także inne niewymienione w tym przepisie oświadczenia i dokumenty, dotyczące „przebiegu zatrudnienia”, których źródłem powstania są przepisy kodeksu pracy.
W ocenie resortu nieuzasadnione jest natomiast gromadzenie w tej części dokumentów (np. PIT-ów), które powstają na mocy innych przepisów niż prawo pracy. Zwłaszcza że takie dokumenty mają zazwyczaj inny niż określony przepisami kodeksu pracy okres niezbędny do ich przechowywania (np. dla celów dochodzenia ewentualnych praw lub roszczeń) ‒ czyli głównym argumentem jest retencja danych. Dlatego pojawia się pytanie, przez jaki czas będziemy przechowywać oświadczenia pracowników dotyczące Polskiego Ładu. Dla odpowiedzi przydatny będzie art. 70 ordynacji podatkowej. Zgodnie z nim zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem pięciu lat. Licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Ten termin więc, a nie okresy wynoszące 10 lub 50 lat, będzie terminem przechowywania wszystkich oświadczeń podatkowych. W tym wynikających z Polskiego Ładu. Ze względu na zakres zastosowania poszczególnych oświadczeń należy je jednak podzielić na dwie grupy: dotyczące danego roku podatkowego oraz ogólne.
W przypadku dokumentów ogólnych okres ich przechowywania będzie liczony od końca zatrudnienia pracownika. Będzie to pięć lat od końca ostatniego roku pracy. Dla oświadczeń dotyczących danego roku okres ich będzie to zawsze pięć lat od końca danego roku kalendarzowego.
Tagi: Polski Ład, pracownik, pracownika, oświadczenia, zmiany, kodeks pracy, akta osobowe, kadry, kadrowa, HR.
