Jednym z najistotniejszych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Oznacza to, że każdy pracodawca niezależnie od formy prawnej prowadzonej działalności oraz liczby zatrudnionych zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika akta osobowe.

Akta osobowe powinny składać się z 3 części:

• A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie ( np. świadectwo pracy z poprzedniej firmy, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe)
• B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika  ( np. kopia umowy o pracę, orzeczenia lekarskie związane z badaniami w zakresie BHP)
• C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia ( np. wypowiedzenie, kopia wydanego świadectwa pracy)
• D – miejsce na przechowywanie dokumentów związanych z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonych w innych przepisach

O tym nie można zapomnieć!

Pracodawca nie może zapominać o chronologicznym ułożeniu dokumentów w poszczególnych częściach akt oraz ich numeracji. Dodatkowo w każdej części powinien znajdować się pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów. Nie ulega wątpliwości, że akta są prowadzone odrębnie dla każdego z pracowników. Pracodawca powinien również założyć teczkę osobową dla pracownika niezwłocznie po nawiązaniu stosunku pracy.

Do końca 2018 roku co do zasady dokumentację pracowniczą należało przechowywać przez 50 lat, licząc od roku następnego, w którym ustał stosunek pracy. Od 2019 roku okres ten uległ skróceniu i dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania wynosi 10 lat. Dla pracowników zatrudnionych wcześniej okres nie ulega zmianie i nadal wynosi 50 lat.  Po upływie obowiązującego okresu przechowywania, dokumentacja ta podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji z jej uznaniem za materiały archiwalne.

Dopóki pracodawca prowadzi działalność, może samodzielnie przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. W przypadku jednak postawienia w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości, zobowiązany jest wskazać podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania.

Trudności napotykają każdego

Jeśli masz problemy z prowadzeniem akt osobowych Twoich pracowników, lub -o zgrozo- jeszcze ich nie prowadzisz, skontaktuj się z nami! Nasze kadrowe skompletują wszystkie dokumenty, założą akta osobowe i poprowadzą je za Ciebie! Nasze specjalistki możesz zobaczyć tutaj.

Skontaktuj się z nami, a przygotujemy dla Twojej firmy indywidualną wycenę! Działamy również na zasadzie jednorazowych zleceń, więc bez problemu posprzątamy bałagan w Twoich aktach!
Przejdź do zakładki kontakt i sprawdź jakie to proste!

Po co to wszystko?

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej ma również istotne znaczenie praktyczne. Pozwala ustalić konkretne uprawnienia pracownicze danej osoby, np. na podstawie świadectwa pracy (lub świadectw pracy) z poprzednich miejsc pracy. Określa się także uprawnienia urlopowe pracownika u danego pracodawcy.

Grzywna

Brak realizacji tego obowiązku bądź niekompletność akt osobowych może skutkować nałożeniem kary grzywny na pracodawcę. Takie wykroczenie przeciwko prawom pracownika jest zagrożone karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł (art. 281 pkt 6KP).