Bezwzględnym wymogiem tworzenia służby bhp objęci są pracodawcy zatrudniający powyżej 100 pracowników. Zadania służby bhp w zakładach o niższym stanie zatrudnienia mogą być powierzone pracownikowi zatrudnionemu przy innej pracy – nawet w ramach tego samego stosunku pracy. W niektórych sytuacjach zadania służby bhp może też wypełniać sam pracodawca lub specjalista z zewnątrz.
Służbę bhp, pełniącą w zakładzie pracy funkcje doradcze i kontrolne w zakresie bhp, tworzy pracodawca zatrudniający więcej niż 100 pracowników. Nie oznacza to, że zadania służby bhp nie muszą być realizowane w mniejszych zakładach pracy. Także małe firmy muszą czuwać nad stanem bhp w zakładzie, jednak pracodawca zatrudniający do 100 pracowników powierza wykonywanie zadań służby bhp pracownikowi zatrudnionemu przy innej pracy (art. 23711 K.p.). W niektórych sytuacjach pracodawca może też wykonywać zadania bhp samodzielnie, a mianowicie wtedy, gdy zatrudnia:
• Do 10 pracowników lub
• do 20 pracowników i jest zakwalifikowany do grupy działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategorię ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych,posiada odpowiednie kwalifikacje.
Wspomniane powyżej kategorie ryzyka zostały określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków (Dz. U. z 2016 r. poz. 1005). Natomiast odnośnie odpowiednich kwalifikacji, to pracodawca musi ukończyć szkolenie, o którym mowa w § 13 rozporządzenia w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2004 r. nr 180, poz. 1860 ze zm.), chyba że posiada już kwalifikacje wymagane dla służby bhp. Zgodnie z przywołanym przepisem pracodawca, który zamierza samodzielnie wykonywać zadania służby bhp, jest zobowiązany odbyć uprzednio szkolenie w formie kursu lub seminarium, chyba że spełnia wymagania kwalifikacyjne dla służby bhp.
W większych firmach komórka bhp
Zatrudnienie powyżej 100 pracowników nakłada na pracodawcę obowiązek utworzenia w zakładzie pracy służby bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 23711 § 1 K.p.). Szczegółowe zasady tworzenia tej służby określono w rozporządzeniu Rady Ministrów w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 1997 r. nr 109, poz. 704 ze zm.). W myśl § 1 ust. 3 tego rozporządzenia, w zakładzie zatrudniającym od 100 do 600 pracowników pracodawca może utworzyć m.in. jednoosobową komórkę bhp, której pracownikiem będzie osoba zatrudniona w niepełnym wymiarze czasu pracy. Dopuszczalne jest również utworzenie służby bhp we wspomnianych zakładach w drodze nawiązania odrębnego stosunku pracy z pracownikiem zatrudnionym już u danego pracodawcy przy innej pracy.
Służba bhp wymaga kwalifikacji
Pracownik służby bhp musi spełniać określone wymagania kwalifikacyjne oraz ukończyć odpowiednie szkolenie bhp dla tej służby. W ramach służby bhp przewidziane są stanowiska inspektora, starszego inspektora, specjalisty, starszego specjalisty oraz głównego specjalisty do spraw bhp. Szczegółowe wymagania, jakie musi spełniać pracownik bhp, określone zostały w rozporządzeniu w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy. Z § 4 tego rozporządzenia wynika, że m.in.:
• inspektorem do spraw bhp może być osoba posiadająca zawód technika bezpieczeństwa i higieny pracy,

• specjalistą do spraw bhp może być osoba legitymująca się wyższym wykształceniem o kierunku lub specjalności w zakresie bhp albo studiami podyplomowymi w zakresie bhp oraz co najmniej jednorocznym stażem pracy w służbie bhp.
Minimalne wymagania w zakresie służby bhp oznaczają więc konieczność uzyskanie zawodu technika bhp. Do osiągnięcia wyższego stopnia w służbie bhp w większości trzeba posiadać m.in. określony staż w pełnieniu tej służby.

Zewnętrzny specjalista ds. bhp
Zarówno w dużych, jak i małych firmach zadania bhp, w razie braku pracowników lub pracodawcy z odpowiednimi kwalifikacjami, mogą być przekazane zewnętrznemu specjaliście do spraw bhp. Odbywa się to na ogół na podstawie umowy cywilnoprawnej. Pracodawca musi jednak pamiętać, że bez względu na powierzenie spraw bhp takiemu specjaliście, to on odpowiada za stan bhp w zakładzie pracy (art. 207 § 1 K.p.). Dlatego powinien dochować należytej staranności przy współpracy ze specjalistą bhp spoza zakładu pracy. Nie może też pozwolić na naruszenia czy zaniedbanie wymogów bhp ze swojej strony, pod pretekstem przeniesienia odpowiedzialności na specjalistę zewnętrznego. Ponadto powinien czuwać, aby osoba mająca wykonywać zadania bhp w zakładzie posiadała wymagane kwalifikacje. W przypadku specjalisty zewnętrznego ustalone są one na poziomie co najmniej wyższego wykształcenia o kierunku lub specjalności w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Alternatywnie wymagane są studia podyplomowe w tym zakresie oraz co najmniej 1 rok stażu pracy w służbie bhp, bądź też 5-letnie zatrudnienie na stanowisku Państwowego Inspektora Pracy.